Por Pablo Ariel Cassino.
Revista Nueva Museología – (2005)
La comunicación juega un papel
fundamental en el desarrollo del Museo y
es muchas veces el aspecto menos cuidado en las instituciones. Estas no pueden
existir sin comunicación y para que la comunicación se efectúe de manera clara
y eficiente tenemos que desarrollar políticas, estrategias y planes
comunicacionales.
Desarrollar un sistema de comunicación
no es algo muy complejo, más allá del diseño que tendrá éste, hay que poner en
claro y tener actualizados los objetivos y las metas del museo.
OBJETIVOS Y
METAS El punto más importante para el museo que
quiere desarrollar una política de comunicación interna es que estén claros los
objetivos del museo, los de largo y corto plazo. La Misión del museo es muy
raro que sufra modificaciones a lo largo del tiempo pero nunca hay que
descuidarla pues es el tronco vertebral por el cual se mueve el museo. Lo
concreto es que no se puede ir hacía
algún lado si no se ha definido antes. Rever los objetivos históricos y
enunciar los objetivos nuevos es algo primordial antes de empezar desarrollar
un sistema de comunicación.
Lo importante en la enunciación de los
objetivos del museo es la factibilidad de cumplimientos de estos, pues si se
enuncian y luego no se practican es mucho peor que no haber puesto nada, se
pierde la confianza de la institución.
Una vez desarrollados los objetivos y se sabe hacía donde vamos,
necesitamos ver donde estamos. Hay que describir la realidad en que se
encuentra el museo. Esto puede hacerse de diferentes maneras:
Opinión personal, encuestas al
personal y a los visitantes, desarrollar una reunión grupal para ver los
distintos puntos de vista. Etc.
La realidad en la que estamos nos
establece nuestro punto de partida para poder desarrollar nuestras estrategias.
Las estrategias van ha ser de las más variadas y las que mejor se adapten al
museo pertinente.
Una vez desarrollado los Objetivos (cuales serán a corto y
cuales a largo plazo) y desarrolladas las estrategias para llevarlos a cabo,
cumpliendo con la misión del museo tendremos el Alineamiento. El alineamiento
definirá lo que haremos en términos generales cada día, cada mes, cada año
respecto a la visión que queremos alcanzar.
COMUNICÁNDONOS
INTERNAMENTE Una vez
desarrollado la alineación se pasa a la etapa de desarrollar un sistema de
comunicación interna. Este sistema debe ser fiable y lo más simple posible e
involucrara a todo el personal de la institución. Si hay problemas de
comunicación, hay problemas dentro del museo. La comunicación esta presente en
todas partes (haya lenguaje verbal o no). La mayoría de los problemas que se
presentan en los museos ocurren por la mala comunicación o por las diferentes
interpretaciones que se ocasionan al
comunicarnos.
TIPOS DE
COMUNICACIÓN Para desarrollar un
sistema de comunicación no hay que desconocer que existe una comunicación forma
y una comunicación informal.
La comunicación Informal es toda la
comunicación no sistematizada, muchas veces es implícita (lo que se espera que
uno haya entendido sin haberse enunciado). Es nociva para la institución pues
se cae en supuestos e interpretaciones que no se especifican claramente.( no
hay directivas claras, distribución de tareas ambiguas y superpuestas, etc.)
La comunicación Formal es la que más
nos interesa pues es la que tenemos que desarrollar. Es más efectiva que la
informal, sin dobles mensajes, aunque más burocrática.
La comunicación formal involucra
memos, reportes, manuales de procedimientos propios (casi inexistente en
nuestros museos), reuniones, etc. Un excelente ejemplo de comunicación formal
es el desarrollado por la
Dirección de Museos de Venezuela quien desarrolló un manual
de procedimientos y funciones para todos sus museos, que involucra a todo el
personal y además de la edición impresa para cada museo es de acceso libre por
Internet.
LOS MENSAJES Los mensajes que se generan dentro de la
institución pueden ser de tres tipos
- DE TAREAS: Los más comunes y son los que generan acciones
directas.
- DE MANTENIMIENTO: Son los que se ocupan de mantener el orden y la
información en la institución. (reportes, reuniones informativas, cambios
de objetivos)
- HUMANOS: Son los dirigidos a las personas y afectan sus actividades
incidiendo en su motivación.
Hay que encontrar un equilibrio entre
los tres tipos, los porcentajes serán manejados por cada institución, pero
nunca hay que descuidar ninguno.
COMO SE
COMUNICA
La comunicación en el personal puede
desarrollarse de diferentes maneras y por diferentes vías. Directamente o
tercerizada.
En forma directa podemos mencionar el
cara a cara y aquí nos encontramos con el problema de los entredichos y según
el tipo de mensaje es o no conveniente ser utilizado.
No es recomendable para
los mensajes de tareas y si se utiliza es aconsejado que este acompañado por un
memo o asignación escrita. Si es altamente favorable para los mensajes humanos
y en el caso de los de mantenimiento (reuniones informativas o informes de
estudios o encuestas desarrolladas es benéfico que se notifique por vía
cartelera o otra forma de tercerización los principales puntos tratados en las
reuniones o conclusiones que se desprenden de los estudios).
La tercerización puede desarrollarse
de diferentes maneras, las más comunes son los memos, las carteleras internas
(no expuestas al publico solo al personal) o mails internos si se cuenta con
una red propia. Allí se notificará principalmente los mensajes de mantenimiento
que involucren a la mayoría del personal o cualquier nota que sea de interés.
COMUNICACIÓN
EXTERNA
Una vez desarrollado el sistema de
comunicación interna puede comenzar a desarrollarse un plan de comunicación
externa.
La comunicación externa esta dirigida
principalmente a cuatro sectores:
- VISITANTES
- MEDIOS
- ORGANISMOS DEPENDIENTES
- OTROS MUSEOS
Visitantes.
La comunicación con el visitante puede
desarrollarse de la siguiente manera:
Folletería.
En ellas se encontrara información de las exposiciones presentes y futuras, talleres que se desarrollan en la institución y actividades o eventos especiales de interés para el visitante. La folletería se encuentra principalmente dentro del museo, pero se aconseja que también se encuentre en otros museos o instituciones culturales como así también en los principales hoteles y instituciones educativas (secundarias, universitarias y terciarios).
En ellas se encontrara información de las exposiciones presentes y futuras, talleres que se desarrollan en la institución y actividades o eventos especiales de interés para el visitante. La folletería se encuentra principalmente dentro del museo, pero se aconseja que también se encuentre en otros museos o instituciones culturales como así también en los principales hoteles y instituciones educativas (secundarias, universitarias y terciarios).
La folletería debe apuntar a un
público masivo, debe ser de fácil entendimiento, si es posible en dos idiomas y
contener un plano de la ubicación del museo y principales líneas de transportes
que se acerquen al mismo. Una alternativa de costeo puede ser el canje
publicitario con empresas privadas con publicidad dentro de ellas.
Cartelera.
La cartelera contendrá entre otras cosas un cronograma de las actividades y exposiciones que se llevara a cabo en el museo. Posibles circuitos vinculados con otros museos de la zona o museos de la misma tipología, etc.
La cartelera contendrá entre otras cosas un cronograma de las actividades y exposiciones que se llevara a cabo en el museo. Posibles circuitos vinculados con otros museos de la zona o museos de la misma tipología, etc.
Mailing.
El mailing puede desarrollarse en dos formas. Vía postal o vía correo electrónico. La vía postal puede desarrollarse con acuerdos con correos privados a cambio de publicidad en folleterías, catálogos o con cartelería dentro de la institución. Correo Electrónico, más económico que la postal, y el más utilizado por nuestros museos. En ambos casos pueden constituir el mailing con datos aportados por los visitantes, por ejemplo en formularios para tal efecto o a través de la página Web de la institución.
El mailing puede desarrollarse en dos formas. Vía postal o vía correo electrónico. La vía postal puede desarrollarse con acuerdos con correos privados a cambio de publicidad en folleterías, catálogos o con cartelería dentro de la institución. Correo Electrónico, más económico que la postal, y el más utilizado por nuestros museos. En ambos casos pueden constituir el mailing con datos aportados por los visitantes, por ejemplo en formularios para tal efecto o a través de la página Web de la institución.
Página Web.
La página Web del museo es un tema que tocaremos en otros artículos ya que excede los parámetros del mismo. Algunas especificaciones pueden encontrarse en el artículo publicado en la sección archivo Museos e Internet.
La página Web del museo es un tema que tocaremos en otros artículos ya que excede los parámetros del mismo. Algunas especificaciones pueden encontrarse en el artículo publicado en la sección archivo Museos e Internet.
Los medios.
Los medios se mueven a través del impacto y por razones económicas. Para conseguir que los medios se interesen en la institución hay que desarrollar una política específica para esto. En nuestro tiempo la cultura esta tomando un papel central, así lo vemos por ejemplo con la acción de Clarín del lanzamiento de una revista puramente cultural (Ñ) o por el creciente número de páginas en la sección cultura deLa Nación o Pagina 12. Hay que
desarrollar vínculos con los responsables de esas áreas en los diferentes
medios.
Los medios se mueven a través del impacto y por razones económicas. Para conseguir que los medios se interesen en la institución hay que desarrollar una política específica para esto. En nuestro tiempo la cultura esta tomando un papel central, así lo vemos por ejemplo con la acción de Clarín del lanzamiento de una revista puramente cultural (Ñ) o por el creciente número de páginas en la sección cultura de
Las acciones que pueden desarrollarse son: intercambio de publicidad en
catálogos, folletería o como dijimos antes en cartelería dentro de la
institución. Desarrollar gacetillas especiales de prensa para facilitarles el
trabajo en inauguraciones o para las diferentes actividades que se quiere
promocionar. Etc.
Organismos dependientes.
Para los
organismos dependientes estatales es necesaria una política comunicacional
diferente al resto, pues son lo que otorgaran el presupuesto de la institución.
Sabemos que estos organismos se mueven el ámbito político, así que la política
a desarrollarse será política. Por un lado deberá figurar el nombre del
organismo dependiente con sus autoridades en toda folletería, catálogos,
gacetillas de prensa y demás vías de comunicación con el visitante o los medios
que se generen en el museo. Así además de las vías convencionales de
comunicación que establece el organismo dependiente (notas, informes,
programación futura) habrá que involucrar a las autoridades en todos los
eventos que se organicen en el museo. Las invitaciones deberán ser enviadas por
correo y personalizadas. Se pedirá una confirmación de asistencia para poder
manejarnos con los medios pues las figuras políticas atraen a estos, etc.
Si la institución
es privada o dependientes de fundaciones se desarrollan las políticas
comunicaciones de la empresa responsable y si se considera pertinente la
comunicación la llevará a cabo el área de comunicación de la empresa.
Esta comunicación
no se desarrollara en este artículo pues es mucho más compleja de lo que parece
e involucra a las redes de museos, el préstamo de objetos, el intercambio de
profesionales y la acción conjunta de actividades.
A modo de conclusión.
Las
comunicaciones para que tomen un grado de efectividad satisfactorio y no se
vuelvan en contra del museo deberían ser diseñadas por profesionales. La
comunicación que se desarrolle dentro y fura de la institución es la voz del
museo. La comunicación esta en todas partes, en la distribución de los objetos,
en las exposiciones, en el estado del museo, etc.
Como dijo la
museóloga Margarita Ruyra de Andrade, fundadora de la Asociación Española
de Museólogos, secretaria general de la misma durante tres años y fundadora y
directora durante cuatro de la
Revista de Museología de dicha institución “los museos no
invierten en comunicación porque no saben qué quieren transmitir” en respecto
de los museos españoles y a mi parecer válidamente aplicable a nuestros museos.
Recordemos
que el no comunicar también comunica pues al contrario de lo que muchos creen
también siempre se esta comunicando.
Pablo Ariel
Cassino - Editorial Nueva Museología – (2005)
